Ce comptable s’acquittait de ses responsabilités raisonnablement bien, et ses procédures ont été généralement à la fois efficaces et transparentes. Cependant, en Janvier 2006, le ministère de la Santé a décidé de transférer ce rôle au personnel de la DAF. Depuis ce transfert de responsabilités, les procédures d’achat ont été retardées…». La ministre de l’époque, Mme Maiga Zeinab Mint Youba, est on ne peut plus interpellée.
4. Problèmes soulevés par le LFA
Sur la base d’une revue par l’OIG des DR / PUs et d’autres rapports soumis par le LFA au GF, l’OIG a constaté que tant KPMG que Swiss TPH avaient soulevé de nombreuses questions, à plusieurs reprises, en soulignant des risques importants au sein des Programmes de lutte contre le Paludisme et la Tuberculose. Les problèmes mis en évidence et communiqués au GF comprenaient des préoccupations à propos de : (i) la supervision par le PR (Bénéficiaire Principal) de ses SR (Sous récipiendaires, Bénéficiaires Secondaires), (ii) l’échec du PR à fournir correctement et en temps opportun des rapports de dépenses, (iii) l’échec du PR à produire les justificatifs adéquats, et (iv) des problèmes et préoccupations significatifs relatifs à la DAF.
Malgré la formulation de ces observations, le LFA n’a pas fait de lien, explicitement ou implicitement, avec le fait que ces problèmes constituaient des indicateurs de risques de fraudes ou de détournement. Voici certaines des observations spécifiques effectuées par les deux LFA.
Remarques générales
* Les pièces justificatives nécessaires, registres et comptes ne sont pas systématiquement tenus par rapport aux activités des programmes, y compris pour les dépenses et résultats signalés dans les rapports périodiques au Fonds mondial.
* Les procédures de contrôle interne et la mise en œuvre des vérifications ne sont pas suffisantes pour garantir que les actifs des subventions sont protégés contre des détournements et abus éventuels.
* Bien que le processus de rapportage actuel fonctionne, nous constatons que ce n’est pas suffisant. Les questions dont le Ministère de la Santé doit tenir compte sont les suivantes: (a) une partie des rapports a lieu verbalement et non sous forme écrite et (b) il n’existe pas de système bien établi de communication entre le niveau central, les services de santé des districts et les communautés. Sans un système de communication formel, le roulement du personnel et la perte des connaissances institutionnelles sont des domaines de risques potentiels.
* Le PR gère en même temps des subventions des Rounds 4 et 7, mais il doit absolument éviter tout transfert de fonds entre les deux programmes. En respectant les délais de notification, le PR doit éviter les situations de solde de trésorerie négatif, comme cela est arrivé à la fin de Q14.
Gestion des Bénéficiaires Secondaires
* Le PR n’a pas suivi de près les activités des SR. Le LFA a noté plusieurs cas où les renseignements financiers pertinents et les informations programmatiques ne sont pas disponibles au niveau du PR, et ont dû être obtenus directement du GP/SP et de la PPM. Ces difficultés ont entraîné des retards dans la finalisation de l’examen des progrès des subventions par le LFA. Le PR doit améliorer le niveau de communication et de coordination avec les sous-récipiendaires.
* Le LFA à noté le PR n’a pas suivi de près les activités des SR. Les premiers fonds ont été décaissés au Groupe Pivot à la fin de Q2. Comme indiqué dans les conditions préalables à cette subvention, le PR devait montrer rapidement quels outils et procédures d’exploitation seront utilisés pour gérer cette entité, y compris le rôle de la Direction Administrative et Financière du Ministère de la Santé.
Vérifications in situ
* Le LFA a noté que certains objectifs, qui étaient censés avoir été contrôlés et suivis, n’ont pas fait l’objet de rapports ensuite. Le personnel local du Centre de Santé attend souvent de la mission de surveillance de la structure de coordination de compiler des données trimestrielles du centre, alors qu’il aurait dû compiler ses propres données. Cela confirme que le système en place n’est pas effectivement utilisé pour vérifier et collecter ces informations. Les opérations sont entièrement dépendantes de la performance du personnel de l’équipe centrale de supervision.
Chronogrammes des rapports périodiques et des audits externes
* Le PR n’a pas encore fourni de rapport d’audit depuis la fin du mois d’août 2007. Les rapports d’audit doivent être concomitants avec l’exercice fiscal du PR, et transmis pour le 30 Juin 2008 (pour la période allant jusqu’en Décembre 2007) et le 30 Juin 2009 (pour l’exercice 2008).
* Le PR doit travailler à rendre compte de ses résultats trimestriels à temps.
* Le PR doit remettre son rapport au LFA selon les délais fixés par le Fonds mondial et inclus dans la convention de subvention. (novembre 2006)
* Le PR doit remettre son rapport au LFA selon les délais fixés par le GF et inclus dans la Convention de subvention. Ce rapport était dû le 15 Septembre et n’a été soumis que le 3 Novembre.
* Le PR doit s’efforcer de présenter ses rapports trimestriels en temps opportun.
* Près de deux ans après le début du projet, il n’y a pas eu d’audit externe du programme. Le PNLP n’a pas non plus d’auditeur interne qui contrôle l’utilisation des fonds.
* Le PR doit remettre son rapport au LFA selon les délais fixés par le GF et inclus dans la Convention de subvention. Ce rapport était prévu pour mai 2009.
Précision des rapports
* Comme indiqué dans les sections 1C et 2 du LFA, le PR a fait des erreurs en déclarant ses dépenses Le LFA recommande que le PR évalue les contrôles financiers qu’il a mis en place et s’assure que les entrées financières et tous les rapports finaux passent par différents niveaux d’examen pour certifier que toutes les informations financières sont correctes. De plus, comme mentionné dans la section D#5 du LFA, le PR devrait envisager de faire mener une expertise externe de la gestion financière de cette subvention.
* Le PR a fait des erreurs dans le calcul du rapprochement des liquidités et des dépenses. En ligne avec la recommandation ci-dessus, il est conseillé que les garanties nécessaires soient mises en place afin que ces erreurs ne se reproduisent plus dans l’avenir.
* Le rapport ne comporte pas un rapport de dépenses clair. Il est impossible de faire correspondre les montants revus par le vérificateur avec les montants déclarés par le PR pour les périodes Q1 à Q4 (fin Septembre 2008). Il n’existe aucun lien clair entre les documents comptables et programmatiques et les rapports financiers et programmatiques présentés au Fonds Mondial.
* Le montant des dépenses injustifiées a besoin d’être expliqué par la DAF. (Octobre 2009)
Préoccupations relatives à la DAF
* Performances du personnel de la DAF: 1) Le système d’information de la DAF relatif au PNLT doit être renforcé, comme en témoignent les points suivants: le PR n’a fourni aucun rapport d’audit depuis fin Août 2007. Les rapports d’audit auraient dû avoir été transmis par la DAF à cette date, mais le PNLT est incapable de nous fournir des informations sur ce processus.
2) Le personnel de la DAF gère à la fois les Rounds 4 et 7 de subventions et le LFA a noté un transfert de fonds entre les deux programmes. Une situation que le PR doit absolument éviter à l’avenir. En respectant les délais de notification, le PR devra aussi éviter les situations du solde de trésorerie négatif.
3) Le personnel de la DAF a rencontré quelques problèmes de production, en temps opportun, des données financières pour ses propres dépenses. Compte tenu de la nature de cette structure, il est extrêmement important pour le PR pour se coordonner correctement avec le personnel de la DAF pour assurer un processus routinier de rapportage. À ce jour, le processus d’information financière n’est pas efficace. (Octobre 2009)
* Le PR souffre d’un manque de communication avec le personnel de la DAF, concernant les Rounds 4 et 7 des subventions. Le PR n’a pas présenté son rapport à temps à la LFA, car il est incapable de collecter les informations financières requises lorsque demandé. Par conséquent, afin d’éviter des délais supplémentaires, nous recommandons que le PR soit doté d’une assistance technique financière pour accélérer le développement d’un système solide et faciliter la communication, l’information et la coordination entre le PR et le personnel de la DAF. Ces améliorations sont cruciales pour assurer la qualité et éviter des retards supplémentaires dans la fourniture de rapports. Actuellement, le PR n’est toujours pas capable de mettre en œuvre un tel système. (Octobre 2009)
* La DAF du PR reste problématique. Certains problèmes ont été résolus, par exemple, l’achat de motocyclettes et de véhicules, mais d’autres persistent, par exemple, le retard dans la construction du laboratoire national. Les procédures internes sont inchangées et les inefficacités persistent. ((Octobre 2007)
* Le LFA continue de noter les difficultés rencontrées par la DAF du PR. Certains problèmes sont résolus (par exemple, les motos et les achats de véhicules), mais d’autres persistent (par exemple, un processus de rapportage financier, la transmission du rapport d’audit 2007/2008). Les procédures internes sont inchangées et restent inefficaces comme détaillé dans la section LFA 1 D-4. (Octobre 2009)
* Initialement, le comptable du PR, logé à la Direction nationale de la santé (DNS), gérait toutes les transactions financières et les paiements pour le Programme Tuberculose. Ce comptable s’acquittait de ses responsabilités raisonnablement bien, et ses procédures ont été généralement à la fois efficaces et transparentes. Cependant, en Janvier 2006, le ministère de la Santé a décidé de transférer ce rôle au personnel de la DAF. Depuis ce transfert de responsabilités, les procédures d’achat ont été retardées (plus de 6 mois pour acheter 20 motos, 4 mois pour sélectionner un auditeur, etc.) Par ailleurs, la DAF manque de transparence et son personnel n’est pas expérimenté dans la gestion des subventions du Fonds mondial. Le LFA recommande que le gestionnaire de portefeuille du Fonds mondial discute de cette question avec le PR, envisage de transférer de nouveau ce rôle de au comptable du PR logé à la DNS ou identifie une autre option. (Août 2006)
* Le PNLP n’a pas le niveau adéquat de contrôle sur son compte en banque, qui est tenue par la DAF du MoH (ministère de la Santé). Le PNLP doit passer par la DAF pour tous les paiements et ne reçoit aucune information sur les mouvements qui s’effectuent sur son compte bancaire. (Commentaires du LFA dans le rapport d’évaluation de la Phase 2 d’août 2009).
A suivre…
Ramata Diaouré
Le 22 Septembre 08/08/2011
